Como criar um horário avulso na agenda?

Olá! Neste tutorial você irá aprender como criar um horário avulso na agenda! 

A criação de horários avulsos lhe permite criar aulas especiais que não ocorrem em todas as semanas, como aulas coletivas, ou você pode utilizar caso não possua horários fixos em sua agenda.

1º Crie um novo horário

Para criar seu novo horário avulso, vá em Agenda > Agenda > NOVO HORÁRIO. Selecione o tipo de horário, Contrato ou Serviço, e escolha se irá criar um horário Em branco ou Utilizando modelo. Após clique em CONTINUAR.

2º Preenchendo os dados principais

Preencha os dados principais, considerando que a Modalidade, Descrição, Data inicial e a Duração são os únicos campos obrigatórios de preenchimento.   

Compreenda o que deve ser preenchido em cada campo com mais detalhes:

• Modalidade/Serviço*: escolha a modalidade da grade. Somente alunos com contrato ativo da modalidade escolhida poderão se agendar na grade de horários criada. Modalidade é a nomenclatura de uma atividade física (Funcional e Pilates). Crie novas modalidades em Administrativo > Modalidades, no botão NOVA MODALIDADE;
• Instrutor: escolha o usuário responsável pela condução e supervisão da atividade. Poderá ser comissionado por aula lecionada ou por aluno ao final da configuração da grade. Crie novos usuários em Administrativo > Usuários, no botão NOVO USUÁRIO;
• Local: escolha o local disponibilizado para a prática da modalidade. Crie novos locais em Administrativo > Local, no botão NOVO LOCAL;
• Descrição*: a descrição é o nome da grade de horários disponibilizado na agenda para os alunos se agendarem pelo aplicativo ou site de agendamentos/reservas;
• Data inicial*: informe o dia e hora que será criado o horário;
• Duração (minutos)*: informe a duração do horário em minutos;
• Link para acesso online: adicione o link caso a aula seja online;
• Cor da agenda: altere a cor para facilitar a identificação de modalidades diferentes na agenda.

3º Configurando as permissões

Ative as permissões de agendamento da grade de horário. No exemplo, permitimos o agendamento de no máximo 20 clientes por horário, a adição de clientes especiais (sem contrato da modalidade), a adição de oportunidades de CRM e a ativamos a opção de aula livre.

Compreenda o que significam as permissões com mais detalhes:

• Restringir número máximo de alunos: restrinja a capacidade máxima de alunos agendados;
• Restringir grade por gênero: permita o agendamento de apenas homens ou apenas mulheres;
• Permite adicionar clientes especiais (sem contrato da modalidade): permita o agendamento de clientes sem contrato da modalidade da grade (apenas pelo sistema);
  • Para acessar a aula, o cliente utilizará o serviço [serviço]: exija a aquisição de um serviço do cliente que não tem contrato da modalidade;
  • Restringir número máximo de clientes especiais: restrinja a capacidade máxima de alunos sem contrato da modalidade;
• Permite adicionar oportunidade: permita o agendamento de oportunidades. As oportunidades são os leads do marketing, possíveis clientes. Lembre de ativar essa opção caso queira publicar essa grade de horários em um site de agendamento. Crie novas oportunidades em CRM > Oportunidades > NOVA OPORTUNIDADE.
  • Restringir número máximo de oportunidades: restrinja a capacidade máxima de oportunidades; 
• Aula livre: conceda aulas gratuitas, que não irão subtrair sessões ou aulas da modalidade do contrato, bem como não irão descontar serviços adquiridos.

4º Configurando a exibição no aplicativo e check-in

Nessa etapa, escolha se a grade de horários de contrato será exibida para agendamentos no aplicativo do aluno, e outras regras de agendamento.

Compreenda o que significam as configurações com mais detalhes:

• Exibe grade no aplicativo: exiba a grade no aplicativo do aluno, para dar conhecimento dos horários disponíveis para a modalidade. Escolha se a grade será exibida Só para alunos com contrato ativo da modalidade/serviço da agenda, ou Para qualquer aluno.
• Permite check-in pelo app: permita o agendamento pelo aplicativo do aluno nos horários disponíveis. Escolha se o agendamento valerá Só para alunos com contrato ativo da modalidade/serviço da agenda, ou Para qualquer aluno. 
  • Quanto tempo antes da aula o aluno já pode realizar check-in? Delimite com quanto tempo de antecedência os alunos poderão começar a se reservar nos horários.
  • Tempo para término do check-in? Delimite o tempo para os alunos finalizarem a reserva de horários logo antes da aula.
• Fila de espera: permite a utilização da fila de espera no horário. Dessa forma, com o horário lotado, o aluno poderá se agendar na fila de espera. Assim que um aluno desistir ou cancelar o check-in, o primeiro da fila será notificado e irá realizar o check-in automaticamente.
  • Quanto tempo antes da aula a fila de espera será cancelada: Delimita o tempo de quando a fila de espera será cancelada antes da aula, não realizando mais check-ins após, caso um cliente cancele/desista do horário
    
• Permite cancelar check-in: permita o cancelamento de reservas. Para cancelar, o aluno deverá ter direito a reagendamentos nas configurações do contrato (em Administrativos > Contratos > Editar > Modalidades do contrato > Editar > Permite reagendamento).
  • Até quanto tempo antes o aluno pode cancelar? Delimite o tempo máximo para cancelamento antes da aula.

5º Configurando o controle de acesso

Configure o período permitido de ingresso do aluno pelo controle de acesso (Catraca e QR Code) no estabelecimento. 

Caso o aluno tente ingressar no estabelecimento antes ou depois do período permitido, a catraca bloqueará o acesso. Essa medida tem o objetivo de evitar o ingresso de alunos no final do horário, ocupando vagas destinadas à próxima turma. 

6º Estipulando comissão ao instrutor

Caso deseje, ative o comissionamento do instrutor da grade por aula ou aluno. Habilite "Comissiona instrutor?", escolhendo entre o Tipo de comissão Por aula ou Por aluno, e designando o valor da comissão. 

Abaixo, escolha se Existe número mínimo de alunos para comissionar o instrutor. Lembre que o Instrutor comissionado será o cadastrado no início da grade de horários.

Por fim, clique em SALVAR.

Continue aprendendo sobre Recursos avançados da agenda: 

Como restaurar um horário da agenda? 

Como agendar uma oportunidade?

Como agendar um aluno especial?

Como cancelar os horários na agenda? 

Como reagendar a reserva de horário manualmente?

Como utilizar o link para aulas online na agenda? 

Como pesquisar com filtros na agenda?

Veja também sobre Agendamentos inicias:

Como criar uma grade de horários de contrato? (Geral)

Como criar uma grade de horários para serviços? 

Como criar uma grade de horários mista (contratos e serviços)?

Como utilizar a ocupação da agenda? 

Como agendar um aluno manualmente?

Como matricular o aluno em horários fixos?

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