Como ativar e configurar os Agentes de IA do Next Fit?

Olá! Neste tutorial você irá aprender  como ativar e configurar os Agentes de IA do Next Fit!

Os Agentes de IA do Next Fit são agentes de atendimento inteligente que operam diretamente pelo WhatsApp da sua unidade. Eles foram desenvolvidos para otimizar a comunicação com seus clientes e leads, identificando suas necessidades, consultando informações em tempo real no Next Fit e executando ações importantes, como agendamentos e vendas de contratos, sem a necessidade de um atendente humano disponível.

Caso você deseje entender melhor o funcionamento dos Agentes de IA do Next Fit, confira este artigo: O que são os Agentes de IA do Next Fit?

E, para que seus agentes de IA trabalhem com precisão, eles precisam ser conectados e "treinados" com as informações específicas da sua unidade. Inicialmente, os agentes possuem apenas os dados já cadastrados em seu Next Fit, como contratos, grades de horário e nome fantasia. 

Realizar essa configuração corretamente garante que o atendimento seja personalizado ao seu estabelecimento, humanizado, seguro e focado em converter leads interessados em alunos matriculados, sem que você precise intervir manualmente.

Como ativar os Agentes de IA?

Para ativar os agentes de IA do Next Fit, acesse o módulo Loja e, no cartão de Agentes de IA, clique em CONHEÇA. Serão apresentados alguns informativos sobre o recurso, como algumas formas em que os agentes de IA pode otimizar sua rotina e também a tabela de preços. Após a leitura, clique em ATIVAR AGORA. Logo após, serão apresentados os Termos de uso; leia atentamente e clique em CONTRATAR.

Importante: a partir do momento em que for contratado, a cobrança é realizada na próxima mensalidade do Next Fit.

Observação: caso o seu plano Next Fit já esteja com este recurso contratado, apenas siga para as próximas etapas de configuração.  

Configurações

A próxima tela apresentada é de Configurações dos agentes. Em Dados principais, na opção Nome, personalize o nome como os agentes se identificam e, na opção Tom de voz, defina como esse agente deve se comportar nos atendimentos.

Já em CRM, você irá definir o Responsável, o Funil e a Etapa das oportunidades criadas pelos agentes.

Por fim, em Horário de atendimento, defina se você irá Limitar horário de atendimento dos agentes. Você pode configurar horários específicos para cada dia da semana, permitindo uma customização da melhor forma possível para abranger a sua operação. Por exemplo, você pode configurar para os agentes responderem das 08h às 12h e das 14h às 18h na segunda-feira, e ter um horário diferente na terça-feira.

• Caso essa opção esteja desabilitada, o agente irá operar 24h por dia, em todos os dias da semana.
• Fora desse horário, o agente não responderá às mensagens dos clientes. 
• Mensagens proativas (cobranças e renovações) são enviadas independentemente do horário configurado.

Após configurado, siga para a próxima etapa, clicando em SALVAR E AVANÇAR.

Base de conhecimento

A última etapa da configuração inicial é o cadastramento da Base de conhecimento dos agentes de IA. As bases de conhecimento podem ser cadastradas como um meio de ensinar os agentes sobre o seu estabelecimento, no qual você pode descrever informações da sua estrutura, localização e diferenciais. 

Para cadastrar uma base de conhecimento, clique em + BASE DE CONHECIMENTO, escreva um Título para a base de conhecimento e defina o Tipo. Após o preenchimento, finalize em SALVAR e confirme em ATIVAR.

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Observação: para garantir a proteção dos dados, o sistema conta com algumas travas de segurança que não podem ser alteradas. Dessa forma, antes de a base de conhecimento ficar registrada, a inteligência artificial do Next Fit atua como uma pré-validadora, analisando o conteúdo. Caso haja alguma incoerência, por exemplo, dados sensíveis (CPF, cartão de crédito, e-mail, etc.) ou informações que poderiam ser passadas de uma forma mais clara, será apresentado um retorno com a sugestão em questão.

Conexão com o WhatsApp (QR Code)

Para que os agentes realizem os atendimentos no WhatsApp, é crucial que ele esteja conectado com o Next Fit. Para conectar os Agentes de IA ao seu WhatsApp, abra o aplicativo e clique em Mais opçõesno Android ou em "Você" no iPhone. Então clique em Dispositivos conectados e, em seguida, + Conectar dispositivo.

iPhone Clique na imagem para ampliar

Android

Finalize a conexão apontando a câmera de seu celular ao QR Code gerado na tela de QR CODE.

Desativar os agentes

Porventura, caso você precise desativar as mensagens dos agentes temporariamente sem cancelar o recurso por completo, ao finalizar as configurações iniciais e ele estiver em pleno funcionamento, em CONFIGURAÇÕES será disponibilizada a opção de Ativação do Agente de IA. Com essa opção desativada, mesmo que o dispositivo esteja conectado, não serão encaminhadas mensagens automáticas até que essa opção seja habilitada novamente. Por padrão ela virá habilitada.

Como assumir a conversa em tempo real?

Em casos onde você precisa ou deseja intervir no atendimento, você pode assumir a conversa em tempo real diretamente dos agentes de IA. Dessa forma, os agentes não enviam novas mensagens e você ou sua equipe podem direcionar o cliente.

Para assumir o atendimento, em seu WhatsApp (tanto no celular ou na versão WEB), envie para o cliente uma mensagem contendo a palavra-chave [Transferindo]. É necessário encaminhar com a palavra entre colchetes "[]" para que haja o funcionamento. No momento em que você encaminhar essa mensagem, os agentes de IA identificam que não devem mais operar.

Você deve estar atento a algumas questões:

• Após 3 horas sem atividade do humano, o bot retoma automaticamente, porém sendo uma "nova conversa", pois não haverá o contexto deste intervalo.
• A mensagem enviada, para a transferência, com a palavra-chave, será recebida pelo cliente final.
• Não é possível o humano devolver manualmente para os agentes, somente após as 3 horas sem atividade humana.

Como configurar os contratos e agendamentos?

Após finalizar a ativação e configuração do recurso, é importante estar atento sobre como definir quais contratos serão vendidos pelos agentes, além de quais horários de agendamento serão disponibilizados.

Configurar disponibilidade dos contratos

Os contratos que estarão disponíveis para serem vendidos por meio dos agentes seguem duas regras essenciais: o Next Fit Pay precisa estar ativo e o contrato precisa possuir a opção de "Vende através do app do aluno" habilitada.

Caso você deseje conhecer mais detalhes sobre o Next Fit Pay, verifique este artigo: O que é o Next Fit Pay? (Geral)

Para realizar a configuração dos contratos, acesse o módulo Loja e, no cartão App do aluno, clique em EDITAR. Selecione a aba de CONFIGURAÇÕES e em Contratos você deve clicar em + CONTRATO. Caso você deseje conhecer mais detalhes sobre as configurações do App do aluno, verifique este artigo: Configurando o aplicativo do aluno

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Configurar disponibilidade dos agendamentos

Os horários de agendamento que serão disponibilizados pelos agentes, assim como os contratos, seguem a lógica de a grade de horários estar configurada com a opção de "Exibir grade no aplicativo", porém com algumas regras específicas para cada situação, em que:

• Agendar aula livre (cliente com a modalidade não contratada): é necessário que a grade de horário esteja com as seguintes configurações habilitadas:
  • Exibir grade no aplicativo |Para qualquer aluno|;
  • Permite check-in pelo app |Para qualquer aluno|;
  • Agenda livre; 
  • Restringir número máximo de clientes; 
  • Permite adicionar clientes especiais;
  • Vaga disponível na agenda.
• Agendar aula experimental (lead): é necessário que a grade de horário esteja com as seguintes configurações habilitadas: 
  • Exibir grade no aplicativo;
  • Restringir número máximo de clientes;             
  • Permite adicionar leads;
  • Restringir número máximo de leads; 
  • Vaga disponível na agenda.    
• Agendar aula (cliente com a modalidade contratada): é necessário que a grade de horário esteja com as seguintes configurações habilitadas: 
  • Exibir grade no aplicativo;
  • Permite check-in pelo app;
    
  • Restringir número máximo de clientes;             
  • Vaga disponível na agenda.    
  
  
• Cancelar aula (cliente com a modalidade contratada): é necessário que a grade de horário esteja com as seguintes configurações habilitadas: 
  • Exibir grade no aplicativo;
  • Permite check-in pelo app;
  • Permite cancelar check-in;
    
  • Restringir número máximo de clientes.
  
  

Essas configurações das grades de horários devem ser realizadas em Agenda > Grade de horários, clicando nos três pontinhos da grade desejada e então em Editar. No cartão de Configurações você deve configurar Permissões e restrições e Controle de check-in, conforme as indicações acima. 

Caso você deseje conhecer mais detalhes sobre as configurações da Grade de horários, verifique este artigo: Como criar uma grade de horários de contrato? (Geral)

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Continue aprendendo sobre os Agentes de IA e CRM:

O que são os Agentes de IA do Next Fit?

Como criar automações de campanhas no CRM? 

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Como criar e trabalhar com oportunidades no funil de CRM?

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