Como criar e vender um contrato?

Olá! Neste tutorial você irá aprender como criar e vender um contrato!

O contrato, ou também chamado plano, é um acordo de obrigações entre duas partes para a prestação de serviços profissionais. É o contrato (plano) que define o tipo de serviço prestado (modalidade), o prazo, a frequência, o preço e as formas de pagamento, entre outros. 

1 - Criando um novo contrato

Crie um novo contrato (plano) em Administrativo > Contratos > + CONTRATO.

2 - Adicionando os Dados principais

Nos Dados principais do contrato, adicione a Descrição (nome do contrato), a Duração e o Tipo de duração, o Valor total do contrato e o Valor por mês.

3 - Cadastrando as Modalidades do contrato

Adicione a Modalidade do contrato no botão + MODALIDADE. Selecione o tipo de acesso da modalidade entre Padrão, Sessões por semana e Pacote de aulas.

Enquanto a modalidade é a nomenclatura da atividade física, o contrato é o acordo de prestação de serviços. São modalidades a Musculação, Cross Training e Pilates, enquanto são contratos "Musculação 3x por semana", "Cross Training 2x por semana" e "Pacote de 10 aulas de Pilates".

Crie uma nova modalidade em Administrativo > Modalidades > + MODALIDADE, saiba mais no artigo "Como criar uma modalidade?".

4.1 - Configurando a modalidade do contrato | Padrão

O contrato padrão não obriga o agendamento do aluno em horários da agenda. É o contrato típico de musculação, no qual o aluno entra com liberdade na academia, sem ser necessário o agendamento.

Com esse contrato, você poderá limitar a quantidade de acessos, e também se permite mais de um acesso no dia.

Compreenda o que significam as configurações com mais detalhes:

• Limitar quantidade de acessos: habilitando essa opção, você poderá configurar um limite de acessos que seu aluno pode realizar, caso esteja desabilitado, o aluno terá livre acesso há qualquer momento, desde que o contrato permita o horário;
  • Quantidade*: será o valor selecionado para quantidade de acessos que o aluno terá;
  • Tipo de duração*: informa o modelo de tempo utilizado para limitar com base na quantidade, sendo por dia, semana, mês ou hora;
  • Permitir mais de um acesso no dia: com a opção habilitada, o aluno poderá acessar mais de uma vez no mesmo dia sem contabilizar no limite de acesso, contabilizando apenas uma vez.

4.2 - Configurando a modalidade do contrato | Sessões por semana

O contrato de sessões por semana obriga o agendamento do aluno em horários da agenda. É o contrato típico de funcional e cross training, no qual o aluno faz agendamentos pelo aplicativo nos horários vagos, ou está sempre fixo em alguns horários semanais.

Com esse contrato, você poderá definir a quantidade de sessões (aulas) por semana, se o aluno terá agendamento livre ou horário fixo, e se será permitido reagendar ou antecipar aulas. 

Compreenda o que significam as configurações com mais detalhes:

• Quantidade de sessões por semana*: nesse campo você deve informar quantas aulas semanais o aluno poderá realizar. Após vender o contrato, utilizando a data de início e de validade, o sistema irá calcular quantas aulas o aluno terá para utilizar durante o contrato;
• Tipo de acesso por período*: para ter um controle ainda maior nos agendamentos de seus alunos, você pode configurar o tipo de acesso, limitando quantidade e tipos de agendamentos por período, no formato "sem limite", o aluno se agenda conforme desejar respeitando as sessões por semana, mas por exemplo se desejar, pode configurar por dia, para o aluno poder utilizar apenas determinada quantidade de sessões no mesmo dia;
  • Quantidade de aulas no período*: informa a quantidade conforme o tipo de acesso escolhido na configuração anterior;
  • Considerar também: Antecipações/Reagendamentos: caso nas próximas configurações permita Antecipações ou Reagendamentos, você pode estar habilitando alguma ou ambas as opções para que essas modalidades de agendamento contabilizem para a configuração do tipo de acesso;
• Permite antecipações: caso você queira permitir que o aluno antecipe aulas futuras. Nesse caso, o sistema irá subtrair a última aula disponível do contrato. Escolha a Quantidade e o Limite de antecipações;
• Permite reagendamentos: caso você queira permitir ao aluno a possibilidade de cancelar aulas já agendadas para remarcá-las em um momento mais oportuno. Escolha a Quantidade e o Limite de antecipações.
  

4.3 - Configurando a modalidade do contrato | Pacote de aulas

O contrato de pacote de aulas obriga o agendamento do aluno em horários da agenda. É um contrato muito versátil e utilizado para treinamentos personalizados, pilates e pole dance. Com ele, o aluno terá uma quantidade x de aulas para gastar como preferir.

Com esse contrato, você poderá definir a quantidade de aulas no pacote, o limite de uso semanal/mensal das aulas, e se será permitido reagendar. 

Compreenda o que significam as configurações com mais detalhes:

• Quantidade de aulas no pacote*: informa a quantidade de aulas que o aluno terá disponibilidade de realizar durante a validade do contrato, sendo fixo conforme a configuração sem o sistema calcular o limite igual o de sessões por semana;
• Tipo de acesso por período*: para ter um controle ainda maior nos agendamentos de seus alunos, você pode configurar o tipo de acesso, limitando quantidade e tipos de agendamentos por período, no formato "sem limite", o aluno se agenda conforme desejar respeitando as sessões por semana, mas por exemplo se desejar, pode configurar por dia, para o aluno poder utilizar apenas determinada quantidade de sessões no mesmo dia;
  • Quantidade de aulas no período*: informa a quantidade conforme o tipo de acesso escolhido na configuração anterior;
  • Considerar também: Antecipações/Reagendamentos: caso nas próximas configurações permita Antecipações ou Reagendamentos, você pode estar habilitando alguma ou ambas as opções para que essas modalidades de agendamento contabilizem para a configuração do tipo de acesso;
• Permite antecipações: caso você queira permitir que o aluno antecipe aulas futuras. Nesse caso, o sistema irá subtrair a última aula disponível do contrato. Escolha a Quantidade e o Limite de antecipações;
• Permite reagendamentos: caso você queira permitir ao aluno a possibilidade de cancelar aulas já agendadas para remarcá-las em um momento mais oportuno. Escolha a Quantidade e o Limite de antecipações.

5 - Configurando a modalidade do contrato - Configurações avançadas

A opção de limitar dias e horários promocionais proporciona a opção de você definir os horários e dias da semana que seu aluno poderá comparecer para realizar as aulas dele.

Por exemplo, caso queira criar um contrato para estudantes onde os mesmos somente de preferência possam acessar o estabelecimento em horários específicos, essa funcionalidade seria muito útil, onde você poderá escolher os dias e horários que o aluno poderá passar pelo seu controle de acesso para realizar as aulas.

E para os tipos que utilizam agenda, você pode configurar para sua matrícula ser obrigatória.

Compreenda o que significam as configurações com mais detalhes:

• Matrícula obrigatória: para contratos do tipo agenda, você pode utilizar essa opção para que sempre ao realizar uma venda seja preciso matrícular o aluno, ou seja, colocar ele em horários fixos semanais. O aluno também pode realizar a compra pelo aplicativo, caso permita, e nesse caso ele irá selecionar os dias para sua matrícula;
• Limitar dias e horários promocionais: para definir os dias e horários que o aluno poderá acessar ou se agendar. Essa opção não cria grades de horário nem agenda seus alunos. Utilizando a opção Horário livre o aluno poderá acessar a qualquer horário nos dias selecionados;

6 - Configurações

Nesta etapa, informe ao sistema as condições de renovação, venda, recebimento parcelado e assinatura eletrônica.

Em Permite renovar, determine se este contrato poderá ser renovado manualmente. Também informe se o contrato Renova automaticamente (apenas na forma Next Fit Pay, recorrente), e se isso será decidido no momento da venda ou ocorrerá sempre.

Informe se você Permite receber parcelado o contrato, determinando a quantidade máxima de parcelas no recebimento.

Em Vende através do app do aluno, essa opcão é apenas uma visualização se a compra do contrato no aplicativo do aluno está habilitada. Para habilitar ou desabilitar a compra de cada um dos seus contratos no app do aluno, configure em Loja > App do aluno > Configurações > Contratos. 

Em Template, selecione um modelo de contrato para impressão e determine se ele será enviado para assinatura eletrônica após a venda em "Enviar contrato para assinatura eletrônica", definindo a forma de envio, entre e-mail, WhatsApp ou ambos. O Template é um contrato jurídico padrão, que, por programação, importa os dados cadastrais do aluno, do estabelecimento e do plano e fica disponível para assinatura eletrônica no serviço do Autentique.

7 - Escolhendo a Forma de pagamento

O Next Fit oferece três formas de pagamento: Sem recorrência, Com recorrência (Next Fit Pay) e Escolha na venda.

Compreenda o que significam as configurações com mais detalhes:

• Sem recorrência: você terá que renovar o contrato manualmente sempre que ele se encerrar, e também terá que receber a mensalidade manualmente;
• Com recorrência (Next Fit Pay): é a forma recorrente, e possibilita a automatização das vendas de contrato e cobranças de mensalidade por Cartão de Crédito, Boleto e PIX. Com a recorrência, você poderá vender contratos parcelados sem consumir o limite do cartão do aluno, ficando a cargo do Next Fit Pay lançar a cobrança na fatura mensalmente;
• Escolha na venda: essa forma de pagamento é flexível, pois aceita tanto a venda do contrato Sem recorrência (Manual) quanto do contrato Com recorrência (Next Fit Pay), bastando que você ative a recorrência no momento da venda. 

Ative o Next Fit Pay para utilizar as formas de pagamento que necessitam, com o auxílio do artigo "Como ativar o Next Fit Pay?". 

8.1 - Configurações avançadas | Permissões e restrições

Você pode realizar algumas configurações avançadas, nas Permissões e restrições onde poderá configurar um período limite para a venda do contrato, e também limitações quanto a quantidade de suspensões do contra.

Compreenda o que significam as configurações com mais detalhes:

• Limita o período que este contrato pode ser vendido: para criar um contrato promocional, vendido apenas entre um período de datas específico. O contrato ainda pode ser renovado após a data final de venda;
• Quantidade máxima de suspensão: para delimitar quantas vezes esse contrato poderá ser suspenso (trancado/trancamento), caso você também deseje poderá deixar tal opção sem nenhuma informação, dessa forma o contrato não terá limite de quantidade de suspensões e poderá ser suspenso quantas vezes desejar;
• Quantidade máxima de dias da suspensão: para delimitar o máximo de dias por suspensão (trancamento), caso você também deseje poderá deixar tal opção sem nenhuma informação, dessa forma o contrato não terá limite de dias na suspensão e poderá ter tempo indeterminado.

8.2 - Configurações avançadas | Financeiro

Ao fim, você pode realizar algumas configurações no Financeiro onde poderá configurar se o contrato possuí um valor de adesão ou matrícula, se ele irá gerar comissão ao consultor da venda e também alterar a categoria de receita, caso deseje.

Compreenda o que significam as configurações com mais detalhes:

• Possui valor de adesão ou matrícula: para cobrar uma taxa de adesão na venda de um novo contrato;
  • Serviço de adesão: Selecione o serviço que será utilizado como matrícula ou taxa de adesão, onde a taxa ou matrícula será o valor do serviço. Crie novas taxas de adesão ou matrícula em Administrativo > Serviços > + SERVIÇO.
  • Formato de cobrança: para cobrar o valor integral de adesão na primeira parcela ou Dividir o valor de adesão no mesmo número de parcelas 
• Comissionar consultor de vendas?: habilite a opção para comissionar o consultor da venda. Lembrando que o consultor não é necessariamente o usuário que está realizando a ação, o mesmo pode ser alterado durante a venda manualmente;
  • Tipo de comissão: selecione entre a opção de comissionar por valor fixo, ou por percentual do valor do contrato;
• Categoria de receita: será a categoria que irá aparecer no DRE Gerencial para a venda desse contrato. Por padrão, os contratos produzem receita de Vendas.

Ao fim, salve o contrato em SALVAR.

Após concluir todas as etapas e finalizar a criação do contrato, não é maispossível remover a modalidade que foi vinculada a ele. Caso queira alterar as modalidades que estão vinculadas, o recomendado é realizar a criação de um novo contrato, e se necessário, trocar os contratos dos alunos que desejar para então remover o contrato com a modalidade incorreta.

9 - Vendendo o contrato

Após criar o contrato, você pode vendê-lo no perfil do cliente na aba de VENDAS, no botão + VENDA. 

Basta adicionar o contrato, selecionando Sem recorrência > CONTRATOS > ADICIONAR ou Com recorrência (Next Fit Pay) > Adicionar e SALVAR E RECEBER para prosseguir com a venda. Por fim, escolha o método de recebimento da quantia, clicando em RECEBER AGORA.

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